Conferência de nota de entrada é a verificação do documento fiscal do fornecedor contra o pedido feito e contra a mercadoria efetivamente recebida, antes de qualquer lançamento.
Três comparações
Nota contra pedido, para verificar itens e preços combinados. Nota contra mercadoria, para verificar quantidades e referências. E os dados fiscais, para garantir o lançamento correto.
Preço divergente
É a divergência mais comum e a menos percebida. Preço cobrado acima do combinado, aplicado a vários itens, passa despercebido e contamina o custo do estoque.
Custo errado, margem errada
O custo lançado na entrada é o que define a margem de todos os serviços que usarem aquela peça. Erro nesse ponto se propaga silenciosamente por meses.
Frete e despesas
Precisam ser considerados no custo de aquisição. Lançar apenas o valor dos produtos subestima o custo real e superestima a rentabilidade.
Dados fiscais
Informações incorretas na nota podem gerar problema na escrituração. Divergência precisa ser resolvida com o fornecedor antes do lançamento — depois, exige documento de correção.
Prazo para reclamar
Há prazos para recusar mercadoria e para solicitar correção de documento. Conferência tardia frequentemente perde esses prazos e transforma erro do fornecedor em prejuízo da oficina.
Quem confere
Idealmente, quem recebe fisicamente confere as quantidades e quem faz o lançamento confere valores e dados fiscais. A separação reduz a chance de o mesmo erro passar duas vezes.
Não lance antes de conferir
Nota lançada e depois conferida gera duas correções: no estoque e no financeiro. Conferir primeiro e lançar depois custa o mesmo tempo e evita o retrabalho.
Registre a ocorrência
Divergências recorrentes de um fornecedor específico são informação de negociação. Sem registro, a percepção existe mas não se sustenta numa conversa.
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