Ficha de estoque

Ficha de estoque é o registro individual de cada item, contendo todas as entradas, saídas e o saldo resultante. É o documento que permite reconstruir a movimentação de qualquer peça.

O que registra

Data, tipo de movimento, quantidade, documento de origem — nota fiscal na entrada, ordem de serviço na saída — e saldo após o lançamento.

Rastreabilidade é a função principal

Quando o inventário não bate, a ficha permite percorrer os movimentos e localizar onde a divergência começou. Sem ela, a diferença é apenas constatada, nunca explicada.

Vínculo com a OS

Saída registrada sem referência à ordem de serviço impede saber para onde foi a peça. Esse vínculo é o que conecta o controle de estoque ao faturamento.

Custo de aquisição

Registrar o custo de cada entrada permite calcular a margem real do serviço. Sem essa informação, a margem é estimada sobre um custo que pode estar desatualizado há meses.

Papel e sistema

Ficha em papel funciona em estoque pequeno, mas exige disciplina e não permite consulta cruzada. Em sistema, a ficha se atualiza pelo próprio uso e permite análises que o papel não oferece.

Lançamento no momento

Registro feito no fim do dia, de memória, é a origem da maior parte das divergências. Peça retirada é peça lançada — sem intervalo entre as duas coisas.

Base para os parâmetros

Estoque mínimo, máximo e ponto de reposição saem do histórico de consumo registrado na ficha. Sem esse histórico, os parâmetros são definidos por impressão — e a impressão erra sistematicamente para mais.

Item sem ficha

Parafusos, abraçadeiras e material de consumo frequentemente ficam fora do controle. É decisão legítima, desde que consciente — mas esses itens somados representam um valor que ninguém está cobrando.