Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai da oficina, organizado por data. Ele responde a uma pergunta que o lucro não responde: eu vou ter dinheiro para pagar as contas da próxima semana?

Lucro e caixa não são a mesma coisa

Uma oficina pode fechar o mês com lucro e mesmo assim não ter dinheiro em conta. Isso acontece quando o serviço foi faturado e o recebimento ficou para depois — venda parcelada no cartão, cliente que pagou em duas vezes, nota emitida com prazo.

O lucro considera o momento da venda. O caixa considera o momento em que o dinheiro entra de fato. Confundir os dois é a causa mais comum de oficina lucrativa que vive apertada.

O que registrar

Entradas: recebimento de serviços, venda de peças no balcão, sinal de entrada, aportes do sócio.

Saídas: compra de peças, salários e encargos, pró-labore, aluguel, energia, água, internet, software, contador, impostos, taxas de cartão, combustível, manutenção de equipamento, retiradas.

Duas saídas costumam ficar de fora e distorcem tudo: as taxas de maquininha, que reduzem silenciosamente o valor recebido, e as retiradas informais do caixa, que somem do controle mas não do bolso.

Registre pela data em que o dinheiro se move

Esse é o detalhe que faz o fluxo de caixa funcionar. Uma venda parcelada em três vezes no cartão não entra hoje: entra em três parcelas, nas datas de repasse da operadora, já descontada a taxa.

Fluxo de caixa lançado pela data da venda vira uma cópia do faturamento e perde a utilidade. É justamente a defasagem entre vender e receber que o relatório precisa mostrar.

Projeção é a parte que evita susto

O fluxo de caixa realizado conta o que já aconteceu. O projetado mostra o que vem: parcelas a receber, contas a pagar já assumidas, folha, impostos.

Projetar quatro a oito semanas à frente é o suficiente para enxergar o aperto antes dele chegar — e para agir com antecedência, seja antecipando recebível, seja renegociando prazo com fornecedor, seja segurando uma compra que pode esperar.

Rotina que sustenta o controle

• Diária: fechamento de caixa, conferindo o que entrou contra o que está registrado.
• Semanal: conferência de contas a pagar e a receber dos próximos dias.
• Mensal: conciliação bancária e comparação entre o projetado e o realizado.

O fechamento diário é o mais importante e o mais negligenciado. Divergência encontrada no mesmo dia é fácil de explicar; a mesma divergência descoberta trinta dias depois já não tem como ser rastreada.