Controle de estoque de peças

Controle de estoque de peças é saber, a qualquer momento, o que a oficina tem, onde está, quanto custou e quando precisa repor. Em oficina de moto, ele resolve dois problemas opostos e igualmente caros: dinheiro parado na prateleira e serviço travado por falta de um item barato.

Os dois prejuízos que o controle evita

Estoque parado. Peça comprada "porque estava em promoção" e que não sai há um ano é capital de giro imobilizado. Ele não some — apenas deixa de estar disponível para comprar o que realmente gira.

Ruptura. A moto está no box, o mecânico está livre e falta um retentor de dez reais. A OS fica parada, o box ocupado e o cliente esperando por um item que deveria estar ali.

Controlar estoque é encontrar o meio-termo entre esses dois extremos — e esse meio-termo é diferente para cada item.

Por onde começar

Não é preciso implantar tudo de uma vez. Uma sequência que funciona em oficina pequena:

• 1. Inventário inicial. Contar fisicamente tudo que existe hoje. Sem esse ponto de partida, nenhum controle posterior bate.
• 2. Cadastro com identificação. Nome, código do fabricante, aplicação e custo de compra. Peça sem código vira "aquele retentor" e some do controle.
• 3. Endereçamento. Cada item com um lugar definido na prateleira, e o lugar registrado no cadastro.
• 4. Movimentação disciplinada. Toda entrada e toda saída registradas no momento em que acontecem.
• 5. Parâmetros de reposição. Estoque mínimo e ponto de pedido, definidos primeiro para os itens de maior giro.

O ponto onde quase todo controle falha

É a saída de peça. Entrada quase sempre é registrada, porque vem com nota. Saída é o mecânico pegando o item na prateleira no meio do serviço — e é aí que o controle se perde.

A solução não é vigiar: é fazer com que a baixa aconteça no mesmo movimento em que a peça é lançada na ordem de serviço. Quando registrar a peça na OS já dá baixa no estoque, não existe segunda tarefa para alguém esquecer.

Peça aguardando chegada também é controle

Item pedido ao fornecedor e ainda não recebido precisa aparecer em algum lugar. Sem esse registro, a oficina compra de novo achando que esqueceu, ou o serviço fica parado sem ninguém saber que a peça está a caminho.

Manter uma lista de peças aguardadas, vinculada às OS que dependem delas, transforma a chegada da mercadoria em retomada automática de serviço parado.

Acuracidade importa mais que volume de dados

Um controle que mostra saldo errado é pior que nenhum controle, porque gera confiança indevida. Contagens periódicas de amostra — alguns itens por semana, priorizando os de maior giro — mantêm a acuracidade sem exigir parar a oficina para um inventário completo.